Gérer l’école de tennis : groupes, appel et reports

L’école de tennis est le cœur de beaucoup de clubs et le sujet qui revient le plus au bureau : quel enfant dans quel groupe, à quel créneau, avec quel enseignant, et que fait-on quand un créneau change ? Beaucoup de clubs tiennent tout cela dans un tableur qui circule, avec une version différente chez chacun.

Le logiciel remplace ce tableur par une seule organisation, accessible à tous ceux qui en ont besoin, avec des droits distincts. Vous créez les groupes, vous y rangez les enfants, vous associez un enseignant et un créneau. Un enfant peut changer de groupe en cours d’année sans que la liste de l’enseignant soit perdue ou dupliquée.

Les familles sont gérées avec les adhérents : un parent retrouve ses enfants au même endroit, et le bureau sait de quel groupe chacun relève. Les enseignants ont chacun leur compte : ils ne voient que ce qui les concerne.

L’enseignant ouvre le logiciel sur son téléphone, choisit sa séance, et voit la liste des enfants du groupe. Il coche les présents, note les absents, et c’est terminé. L’appel se fait en quelques gestes, debout, sans feuille à plastifier ni stylo qui ne marche pas.

Le bureau profite de ces données sans rien ressaisir. Il sait quels enfants sont souvent absents, quelles séances ont eu peu de monde, et il peut proposer un rattrapage quand il y en a besoin. Le journal du logiciel garde la trace de qui a fait l’appel, ce qui évite les contestations.

L’espace membre et parent, que l’on installe comme une application sur le téléphone, permet aux familles de consulter le créneau de leur enfant. Pour plus de détails, voir la page sur l’espace membre et parent.

• Liste des enfants de chaque groupe, avec le créneau et l’enseignant.
• Appel noté depuis le téléphone, en quelques gestes.
• Historique des présences et des absences.
• Droits distincts : chaque enseignant voit ses groupes.

C’est le scénario de tous les clubs de tennis. Il pleut le mercredi à quatorze heures, et il faut prévenir vingt familles sans que dix messages différents circulent. Sans outil, le bureau passe des appels ou envoie un message à la main, et il oublie toujours quelqu’un.

Avec le logiciel, le bureau marque la séance comme annulée ou reportée, et les familles concernées sont prévenues par e-mail et par notification sur le téléphone. Les SMS ne sont pas proposés ; le club peut aussi continuer d’utiliser ses groupes de messagerie habituels pour les parents qui y sont. Sur le site, le bandeau d’information urgent peut afficher l’annulation pour tout le monde.

La séance reportée garde sa trace : on sait qu’elle a été annulée, pourquoi, et quand elle est rattrapée. Le logiciel aide à organiser le suivi, mais c’est le bureau qui décide de la date du rattrapage et la saisit. Les outils de communication sont détaillés dans la page communication.

Galaxie Tennis est le parcours de progression proposé par la fédération pour les jeunes joueurs, avec ses couleurs et ses étapes. Dans le logiciel, l’enseignant note le niveau atteint par chaque enfant et sa progression au fil de la saison, au même endroit que sa présence.

Cela remplace les carnets papier et les fiches dispersées. Le niveau d’un enfant ne se perd pas quand il change de groupe ou d’enseignant, et le bureau peut préparer plus facilement les passages de niveau. Il s’agit d’un suivi tenu par le club : le logiciel n’est pas relié aux services fédéraux et ne remonte rien à la fédération.

L’école de tennis fait partie de la formule logiciel, avec les comptes d’enseignants illimités. Les prix de mise en place et d’abonnement dépendent de la catégorie du club et sont indicatifs ; consultez les tarifs ou le simulateur. Le guide pour gérer une école de tennis complète cette page avec des conseils d’organisation. Pour essayer, ouvrez la démonstration.