Adhésions et réinscriptions en ligne pour un club de tennis

Chaque rentrée suit le même scénario. Des formulaires papier remplis à la hâte, un certificat médical qui manque, une photo d’identité oubliée, un chèque sans nom au dos. Le secrétaire passe ses soirées à recopier dans un tableur, le trésorier cherche qui a payé quoi, et les parents rappellent trois fois pour savoir si le dossier de leur enfant est complet.

Le problème n’est pas le manque de bonne volonté, c’est la dispersion. Les informations arrivent par la permanence, par e-mail, par message, parfois dans la boîte aux lettres du club. Personne n’a la vue d’ensemble, et chaque relance se fait de mémoire.

L’adhésion en ligne remet tout dans un seul endroit. Le membre remplit un formulaire une fois, le club reçoit un dossier propre, et chacun voit où il en est. Il s’agit de la même rentrée, avec beaucoup moins de papier et de saisie à refaire.

Côté membre, tout commence sur le site du club. Une page d’adhésion présente les formules et les tarifs que vous avez choisis ; le formulaire demande les informations nécessaires et permet de déposer des pièces jointes : par exemple un certificat médical ou une autorisation parentale, selon ce que votre club exige. Pour une famille, un parent peut inscrire plusieurs enfants depuis la même demande. Le paiement se fait ensuite via HelloAsso, directement sur le compte du club.

Côté bureau, chaque demande devient un dossier dans le logiciel. Le responsable des inscriptions voit, dans « Ma journée », les dossiers à traiter aujourd’hui : ceux à valider, ceux auxquels il manque une pièce, ceux qui attendent un paiement. Il ouvre un dossier, contrôle les pièces, valide ou demande un complément. Le journal du logiciel garde la trace de qui a fait quoi, ce qui évite les doutes en cours de saison.

Les relances sont automatiques. Un dossier incomplet reçoit un rappel par e-mail, selon les réglages du club, sans que quelqu’un du bureau doive y penser. Les relances passent par e-mail et par notification sur le téléphone : il n’y a pas de SMS. Les relances automatiques font partie des automatisations prêtes à l’emploi livrées avec le logiciel.

• Formulaire d’adhésion en ligne, avec pièces jointes.
• Un dossier par membre ou par famille, consultable par le bureau.
• Suivi de l’état : à valider, incomplet, en attente de paiement, validé.
• Relances automatiques par e-mail et notification.
• Journal des actions du bureau.

La réinscription est souvent le vrai gain de temps. Quand la saison se termine, les adhérents existent déjà dans le logiciel avec leurs informations. Plutôt que de leur redemander tout, vous leur proposez de se réinscrire : ils retrouvent leurs coordonnées, vérifient, ajoutent les pièces à renouveler et règlent.

Pour le bureau, c’est une campagne que l’on pilote depuis un seul écran : combien de réinscriptions sont arrivées, lesquelles manquent, qui relancer. Les relances aux retardataires partent automatiquement. Les réinscriptions s’appuient à la fois sur le site, où le membre dépose sa demande, et sur le logiciel, où le bureau suit les dossiers : c’est pourquoi cette fonctionnalité relève de la formule « site et logiciel », ou du pack.

Le guide sur les réinscriptions en ligne détaille l’organisation d’une campagne, de l’ouverture à la dernière relance.

L’adhésion en ligne avec pièces jointes est comprise dans la formule site. Le suivi des dossiers, les relances automatiques et les réinscriptions sont compris dans la formule logiciel. Pour profiter de l’ensemble, du formulaire jusqu’au suivi, il faut les deux, et le pack est moins cher que l’addition des deux formules (une remise de 15 pour cent environ, indicative). Nous configurons le formulaire avec vous à la mise en place, à partir de votre fiche papier actuelle.

Les pièces demandées sont celles que fixe votre club. Stackup Club ne décide pas à votre place de ce qui est obligatoire : le bureau reste responsable de la conformité de son dossier d’inscription. L’outil ne se substitue pas non plus aux démarches de licence auprès de la fédération, qui continuent de se faire dans ses propres services ; pour faire le lien avec ces fichiers, voir la page sur l’import et export des fichiers ADOC.

Les prix dépendent de la catégorie du club et sont indicatifs ; vous les retrouvez dans les tarifs ou avec le simulateur. Pour voir le parcours de l’adhérent et l’écran du bureau, ouvrez la démonstration.