Communiquer avec les membres d’un club de tennis : e-mails, notifications, actualités et documents

Un club prévient ses membres de beaucoup de choses : un cours annulé à cause de la pluie, une convocation pour un match, un rappel de cotisation, la date de l’assemblée générale, la fête de l’école de tennis. Dans la pratique, ces messages partent par des chemins différents : un e-mail à la main depuis une messagerie personnelle, un message dans un groupe, une affiche sur la porte du club-house, une phrase lâchée entre deux balles.

Résultat : certains savent, d’autres pas, et le bureau ne sait pas qui a reçu quoi. Les informations importantes se perdent parmi les photos et les blagues d’un groupe de messagerie.

Stackup Club met de l’ordre dans ces canaux sans en supprimer aucun : le club peut continuer à utiliser ses groupes de messagerie pour la discussion entre membres, et passer par le logiciel pour les messages qui doivent arriver à la bonne personne.

Non : les SMS ne sont pas proposés. Il n’y a pas d’envoi de SMS dans le logiciel, ni en option, ni sur demande dans l’offre standard. Nous préférons l’écrire ici sans détour.

À la place, le club dispose de deux canaux intégrés : l’e-mail et la notification sur le téléphone. Il peut aussi continuer à utiliser ses propres groupes de messagerie pour les échanges informels, que nous ne remplaçons pas.

La notification sur le téléphone suppose que la personne ait ajouté l’espace du club à son téléphone et accepté de recevoir des notifications (voir la page espace membre et parent). Pour celles et ceux qui ne l’ont pas fait, l’e-mail prend le relais. C’est pourquoi nous vous conseillons de garder les adresses e-mail de vos membres à jour.

L’e-mail convient aux messages un peu longs ou qu’on veut garder : un compte rendu, une convocation à l’assemblée générale, un rappel de dossier incomplet. Les e-mails automatiques du logiciel sont compris dans un usage normal d’association.

La notification sur le téléphone convient aux messages courts et pressés : « le cours de 18 h est annulé », « la convocation du week-end est disponible ». Elle attire l’attention sans que le membre ait à ouvrir sa messagerie.

Les actualités du site racontent la vie du club : résultats, événements, photos, nouveaux horaires. Le bureau les écrit avec l’éditeur du site, sans compétence technique (voir la page site modifiable par le club).

Le bandeau d’information urgent s’affiche en haut du site : fermeture exceptionnelle, terrain impraticable, changement d’horaire. Un visiteur qui ouvre le site le voit tout de suite. Les documents (règlement intérieur, dossier d’adhésion, calendrier, comptes rendus) se déposent une fois et se téléchargent depuis le site ou depuis l’espace membre.

• E-mail : pour ce qui doit être lu et conservé.
• Notification sur le téléphone : pour ce qui est court et urgent.
• Actualité : pour la vie du club, visible de tous.
• Bandeau urgent : pour ce qu’il faut voir avant tout le reste.
• Documents : pour ce qui se télécharge et se consulte.

La communication par e-mail et par notification sur le téléphone fait partie du logiciel ; les actualités, le bandeau urgent et les documents font partie du site. Les comptes du bureau et des enseignants sont illimités. Pour estimer l’abonnement de votre catégorie, ouvrez la page des tarifs : les montants y sont indicatifs.

Ne sont pas inclus : les SMS, qui ne sont pas proposés, et la création de textes à la place du club, car la saisie du contenu reste à sa charge. Si vous voulez de l’aide pour rédiger actualités ou newsletters, l’assistant IA du club est une option qui prépare des brouillons que le bureau relit toujours.

Les adresses e-mail à votre nom de domaine (contact@, president@) sont une option distincte, dont le coût du service e-mail reste à la charge du club. Pour voir l’écran de communication tel qu’il se présente, ouvrez la démonstration.