Import et export des fichiers ADOC pour un club de tennis

ADOC est l’outil administratif de la fédération pour la gestion des licences et des clubs. Il reste le vôtre, avec vos accès, vos règles et vos démarches. Stackup Club ne le remplace pas : il vit à côté, et il s’occupe de la vie du club, c’est-à-dire des inscriptions, de l’école de tennis, des équipes et des paiements.

Notre fonction se résume à une formule précise : l’import et l’export des fichiers ADOC. Concrètement, vous téléchargez un fichier depuis votre espace, vous le déposez dans le logiciel, et les informations utiles sont lues pour alimenter ou contrôler vos fiches. Dans l’autre sens, le logiciel peut préparer un fichier d’export à partir de vos données, que vous utilisez ensuite de votre côté.

Cela évite de ressaisir. Au lieu de recopier à la main la liste des licenciés d’un outil à l’autre, vous passez par un fichier, ce qui prend un moment plutôt qu’une soirée entière.

Chaque saison, il y a des adhérents dont la licence n’a pas été prise ou pas été validée à temps. On s’en aperçoit parfois tard, au moment d’une convocation en équipe ou d’une inscription à un tournoi. Le contrôle des licences manquantes sert à l’éviter.

Le principe est simple : le logiciel compare la liste de vos adhérents avec le fichier que vous avez importé, et signale les personnes dont la licence n’apparaît pas. Le bureau obtient une liste claire, qu’il peut traiter personne par personne : relancer l’adhérent, vérifier la saisie, ou corriger une fiche.

Ce contrôle dépend de la qualité du fichier importé. Si le fichier est ancien, la liste le sera aussi : plus vous importez à jour, plus le contrôle est fiable. Le logiciel ne peut pas savoir ce qu’il y a dans ADOC en dehors des fichiers que vous lui donnez.

• Import d’un fichier ADOC dans le logiciel.
• Comparaison avec la liste des adhérents du club.
• Liste des licences manquantes, à traiter par le bureau.
• Export de données au format attendu pour vos propres démarches.

Oui. L’import des membres depuis une source est compris dans la formule logiciel : l’export ADOC ou un tableur. C’est ce qui permet de démarrer sans repartir de zéro. Votre liste d’adhérents actuelle arrive dans le logiciel, avec les familles, les coordonnées et les licences que le fichier contient.

Si votre club réunit ses informations dans plusieurs sources (un tableur du secrétaire, un fichier de l’école de tennis, un export ADOC), la première source est comprise. Chaque source d’import supplémentaire est proposée en option, à partir de 150 € environ, indicatif. La reprise depuis un autre logiciel de gestion passe par un devis, car chaque outil présente ses données à sa manière.

Avant l’import, nous recommandons un petit nettoyage : doublons, adresses e-mail incomplètes, noms mal orthographiés. Nous pouvons vous y aider à la mise en place, dans la limite des heures d’accompagnement de votre catégorie.

Nous ne proposons aucune connexion directe avec ADOC : le logiciel ne se connecte pas à votre compte, ne consulte pas vos données en ligne et ne les met pas à jour tout seul. Tout passe par des fichiers que vous téléchargez et déposez vous-même. Stackup Club n’a aucun partenariat avec la Fédération française de tennis et n’est ni agréé ni recommandé par elle. Il ne s’agit pas d’un service fédéral.

De même, ADOC et Ten’Up sont des services de la fédération, distincts de notre offre. Votre club garde ses usages de Ten’Up et ses démarches habituelles, y compris pour les licences : rien de tout cela ne passe par nous. Si le format d’un fichier fédéral change, l’import et l’export devront être adaptés ; les mises à jour de la formule sont incluses, mais nous ne pouvons pas fixer de délai à l’avance.

Une connexion automatique à un autre logiciel, un développement propre à votre club ou une reprise depuis un autre outil sont possibles, mais sur devis. Pour poser vos questions, consultez la foire aux questions, le guide sur l’export et l’import des adhérents ou prenez rendez-vous. L’import et l’export font partie de la formule logiciel, dont les prix indicatifs figurent dans les tarifs.