Paiement en ligne HelloAsso pour un club de tennis

Encaisser les cotisations est l’un des moments les plus chronophages de l’année pour le trésorier. Chèques à déposer, virements à identifier, espèces à compter, et l’éternelle question : « Est-ce que la famille Exemple a payé ? ». Chaque règlement se rapproche à la main d’une liste d’adhérents, avec les risques d’erreur que cela suppose.

Le paiement en ligne règle une grande partie du problème. Quand un membre paie lors de son inscription, le paiement porte déjà son identité : il n’y a rien à deviner, rien à pointer. Le club continue d’accepter les chèques et les espèces pour ceux qui y tiennent, mais le volume de ces cas diminue.

Stackup Club s’appuie pour cela sur HelloAsso, une plateforme de paiement pensée pour les associations. Elle est gratuite pour le club. Le paiement ne transite pas par nous : l’argent va directement sur le compte du club, et c’est lui qui en reste propriétaire.

Sur le site, le bouton HelloAsso se place dans le parcours d’adhésion en ligne ou sur la page de votre choix : une inscription à un stage, par exemple. Le membre clique, règle avec sa carte, et revient sur le site du club. Il n’a pas de compte à créer chez nous pour payer.

Dans le logiciel, le paiement est enregistré automatiquement. Le dossier de l’adhérent passe à « payé », le responsable des inscriptions n’a plus à le relancer, et le trésorier voit apparaître le règlement dans la liste. Les paiements qui ne se rattachent pas à un dossier sont signalés, pour qu’un humain les vérifie plutôt qu’ils se perdent.

La trésorerie reste volontairement simple. Elle présente les entrées par type (cotisations, stages, événements), l’état des paiements attendus et ceux qui sont arrivés. Ce n’est pas un logiciel de comptabilité complet, et il ne remplace pas la tenue des comptes de l’association. Le trésorier dispose d’un export pour travailler avec ses propres outils. Une connexion à un logiciel de comptabilité précis serait un développement sur devis.

• Bouton HelloAsso placé sur le site, dans le parcours d’adhésion ou ailleurs.
• Suivi automatique des paiements dans les dossiers.
• Trésorerie simple : entrées, paiements attendus, paiements reçus.
• Export pour le trésorier.
• Paiements non rattachés signalés pour vérification.

L’argent va directement sur le compte du club. Stackup Club ne détient jamais les fonds des adhérents : nous ne sommes ni un intermédiaire de paiement, ni une banque. Le club ouvre et gère son propre compte chez HelloAsso, avec ses propres identifiants bancaires, et les règlements lui sont versés selon les règles de cette plateforme.

HelloAsso est gratuit pour le club. Si le club choisit un autre prestataire de paiement, ou si une option comme la boutique suppose des frais de paiement, ces frais restent à la charge du club : ils ne font pas partie de l’abonnement. Nous le précisons dans les tarifs pour qu’il n’y ait aucune surprise.

Le guide sur l’encaissement des cotisations avec HelloAsso explique pas à pas comment ouvrir le compte, ce qu’il faut prévoir côté trésorier, et comment traiter les cas particuliers : paiement en plusieurs fois, famille nombreuse, adhérent sans carte bancaire.

Le bouton HelloAsso fait partie de la formule site, et le suivi automatique des paiements ainsi que la trésorerie simple font partie de la formule logiciel. Pour profiter de la chaîne complète, de l’inscription au rapprochement, il faut les deux, ou le pack.

À la mise en place, nous vous accompagnons pour relier le site au compte HelloAsso du club et pour régler le parcours de paiement. Le club doit avoir un compte HelloAsso : l’ouverture est à faire par un responsable de l’association, nous vous guidons si nécessaire. Les montants de mise en place et d’abonnement dépendent de la catégorie du club ; ils sont indicatifs, et le simulateur donne une estimation. Pour échanger sur votre cas, prenez rendez-vous.