Ouvrir une section padel ou pickleball : ce qui change dans la gestion

Ouvrir une section padel ou pickleball dans un club de tennis ne change pas le métier du bureau, mais ajoute des courts à répartir, des créneaux à organiser, des licences à suivre, des équipes à convoquer et des tarifs à expliquer. Le plus simple est de traiter chaque pratique comme une section à part entière : ses courts, ses horaires, ses tarifs, sa page sur le site, tout en gardant un seul fichier d'adhérents pour le club.

Ce guide s'adresse aux présidents, trésoriers et secrétaires qui y pensent, ou qui viennent de l'ouvrir et sentent que le tableur ne suffit plus.

Avant d'ouvrir : trois questions à poser au bureau

Avant de parler gestion, mettez-vous d'accord sur le projet. Ces trois questions évitent bien des désillusions.

Qui va jouer, et à quelle heure ? Un public de joueurs du soir ne demande pas la même organisation qu'un public de retraités en journée ou de jeunes en fin d'après-midi. Interrogez vos adhérents avant d'investir : quelques questions suffisent, par exemple lors d'une permanence ou par e-mail.

Où le club jouera-t-il ? Le padel se joue sur des terrains spécifiques. Le pickleball, lui, est souvent installé sur un terrain existant dont on trace de nouvelles lignes, mais cela dépend de vos installations et de la surface. Ces choix d'équipement relèvent de la commune, du propriétaire des lieux et parfois de la fédération : renseignez-vous auprès d'eux, et vérifiez les règles de votre territoire.

Qui s'en occupe ? Une section vit grâce à un responsable bénévole ou à un enseignant référent. Sans lui, les créneaux restent vides et les questions des nouveaux arrivent au président. Nommez-le avant l'ouverture et donnez-lui les droits qui correspondent à son rôle.

Si le club n'a pas encore de site qui présente ces pratiques, regardez les pages dédiées : la page padel et la page pickleball expliquent ce que l'on peut présenter au public.

Les courts : qui joue où, et quand ?

C'est le sujet qui prend le plus de temps, et celui où les tensions naissent le plus vite. Un court de tennis n'est pas un court de padel : les règles de partage sont à écrire noir sur blanc.

Quelques principes qui fonctionnent dans la plupart des clubs :

• Un planning par court. Chaque court a son nom, sa surface, sa disponibilité, et les créneaux réservés à l'école, aux équipes, aux tournois ou à la location.
• Des plages dédiées. Réservez par exemple des soirées à l'initiation, des journées aux équipes, des heures libres aux adhérents. Affichez ces plages sur le site, pas seulement sur la porte du club-house.
• Une règle d'annulation. Pluie, absence, panne : que se passe-t-il quand un créneau saute ? Décidez-le avant, écrivez-le, et appliquez-le de la même façon pour tous.
• Des règles de priorité. Qui passe en premier entre un joueur individuel, une équipe en compétition et un cours collectif ? Mieux vaut le décider en bureau que devant le court.

Pour suivre tout cela, le logiciel propose un planning global des courts et des activités. Si vous voulez que les membres réservent eux-mêmes depuis leur téléphone, l'option réservation de courts existe : à partir de 290 € à la mise en place, puis 12 € par mois, prix indicatifs précisés au devis.

La gestion des accès physiques aux courts (codes, serrures, portillons) n'est pas proposée : elle reste gérée par le club avec le système qu'il utilise déjà.

Les créneaux et l'école : débutants, loisirs, compétition

Une section qui démarre se construit autour de quelques formats simples. Trop de choix au départ décourage les débutants et épuise les bénévoles.

L'initiation. Un créneau fixe, un enseignant, un nombre de places limité. Les participants s'inscrivent à l'avance, le responsable sait combien viendront, l'appel se fait sur téléphone. C'est le même principe que l'école de tennis : des groupes, des appels et des annulations qui se reportent.

Le jeu libre. Les adhérents se retrouvent entre eux. Le club n'encadre pas, mais fixe le cadre : combien de temps par partie, combien de parties par personne aux heures de pointe.

Les animations. Soirée découverte, tournoi interne, rencontre avec un autre club. Elles font connaître la pratique et fidélisent les nouveaux. Voir la page sur les tournois internes.

La compétition. Quand des joueurs veulent aller plus loin, le club constitue des équipes : il faut recueillir les disponibilités, composer, convoquer, organiser le covoiturage. C'est la partie la plus lourde pour un capitaine bénévole ; le guide pour convoquer ses équipes vous aidera à cadrer cette organisation, et la fonctionnalité équipes et compétitions à la tenir dans le logiciel.

Licences et adhérents : un seul club, plusieurs pratiques

Un même joueur peut pratiquer le tennis, le padel et le pickleball. Si vous tenez trois fichiers, vous aurez trois fois les mêmes coordonnées, trois fois les mêmes relances et des erreurs garanties.

Le plus simple est de garder une fiche par personne et d'y rattacher les pratiques. Pour chaque adhérent, vous voyez alors : ses coordonnées, sa famille, sa ou ses pratiques, sa licence, son paiement, ses équipes.

Sur les licences, plusieurs choses sont à vérifier auprès de la fédération, parce que les règles évoluent d'une saison à l'autre :

• quelle licence correspond à quelle pratique ;
• si un joueur déjà licencié peut ajouter une pratique, et comment ;
• quelles pratiques entrent dans le calcul de votre catégorie de club pour la saison.

Pour ce dernier point, chez Stackup Club, la catégorie tarifaire est fixée selon les licenciés FFT de la saison en cours, tennis, padel et pickleball compris, avec justificatif demandé. Elle est revue une fois par an au renouvellement, jamais en cours de saison.

Côté fichiers fédéraux, Stackup Club permet l'import et l'export des fichiers ADOC, avec contrôle des licences manquantes. ADOC reste le service de la fédération : le logiciel n'en fait pas partie. Voir le guide pour exporter et importer ses adhérents ADOC et la page sur l'import et export ADOC.

Les tarifs : lisibles pour les familles, simples pour le trésorier

Une grille tarifaire qui s'étale sur trois pages ne se lit pas. Pour une section padel ou pickleball, posez-vous ces questions :

• La cotisation est-elle séparée (une pour chaque pratique) ou commune (un tarif club avec une option par pratique) ?
• Existe-t-il un tarif découverte pour essayer avant de s'engager ?
• Les invités peuvent-ils jouer, et à quelles conditions ?
• Une réduction s'applique-t-elle aux familles ou à ceux qui pratiquent plusieurs activités ?

Écrivez les réponses dans un tableau court et mettez-le sur le site, à côté du formulaire d'adhésion. Évitez les exceptions : chaque exception est une question de plus au trésorier.

Pour l'encaissement, le paiement en ligne passe par HelloAsso, gratuit pour le club : l'argent va directement sur le compte du club. Le trésorier suit les paiements sans ressaisie. Voir le guide pour encaisser les cotisations en ligne.

Les sections dédiées du site

Pour le public, la section n'existe que si elle se voit. Le site de Stackup Club comprend des sections dédiées au padel et au pickleball si le club propose ces pratiques. Concrètement, vous pouvez y présenter :

• les horaires et les plages réservées à chaque pratique ;
• les tarifs, avec le lien vers l'adhésion ;
• l'initiation et les animations à venir, dans l'agenda ;
• les équipes et les résultats, si vous en avez ;
• les coordonnées du responsable de la section.

Le club modifie ces pages lui-même avec l'éditeur : un nouveau tarif ou un créneau annulé se corrige en quelques minutes, sans appeler personne. Si le club a plusieurs lieux de pratique ou plusieurs sections à distinguer, l'option plusieurs lieux ou sections existe, à partir de 190 € à la mise en place puis 10 € par mois.

Le détail des formules est sur la page tarifs, et vous pouvez estimer votre budget avec le simulateur.

Questions fréquentes

Faut-il un logiciel différent pour le padel et le pickleball ? Non. Un seul fichier d'adhérents suffit, avec une fiche par personne et des pratiques rattachées. C'est même préférable : une seule coordonnée à tenir à jour, un seul paiement à suivre.

Que se passe-t-il pour ma catégorie tarifaire si la section grossit ? La catégorie est fixée selon les licenciés de la saison en cours, padel et pickleball compris, puis revue une fois par an au renouvellement. Elle ne change jamais en cours de saison.

Gérez-vous les accès physiques aux courts du padel ? Non. Les codes, serrures et portillons ne sont pas gérés par Stackup Club : ils restent à la charge du club. Le logiciel s'occupe du planning, des réservations, des adhésions et de la communication.

Pour avancer

Si votre club réfléchit à une section padel ou pickleball, commencez par écrire le projet sur une page : public, courts, créneaux, responsable, tarifs. Regardez la démo pour voir comment le planning et les pages de section s'organisent, ou demandez un devis : nous regarderons ensemble ce qui convient à votre club.