Organiser les tournois internes et les événements du club, avec inscriptions et bénévoles

Dans beaucoup de clubs, l’organisation d’un tournoi interne repose sur une personne et sur un carnet. Les joueurs préviennent par téléphone, par message, au bar du club-house ou en croisant quelqu’un sur le court. La liste se complète à la main, parfois dans un tableur, parfois sur un papier qui finit dans un sac. La veille de l’événement, personne n’est tout à fait sûr de qui est vraiment inscrit.

Le même désordre touche les bénévoles. Il faut quelqu’un à la buvette, deux personnes pour installer, un responsable pour l’accueil. On lance un appel dans le groupe de messagerie du club, trois personnes répondent, puis on relance, puis ce sont toujours les mêmes qui s’y collent. Et en fin d’année, quand il faut dire au bureau ou à un financeur combien d’heures les bénévoles ont données, personne n’a rien noté.

Le logiciel de Stackup Club remplace ce carnet par un seul endroit où l’événement existe, où les inscriptions arrivent et où les missions de bénévolat se répartissent. Les membres s’inscrivent seuls ; le bureau garde la vue d’ensemble.

Côté bureau, vous créez l’événement depuis le logiciel : un nom, une date, un lieu, quelques lignes de description, et l’ouverture des inscriptions. Vous pouvez en créer autant que vous voulez au cours de la saison : un tournoi interne, une fête de l’école de tennis, une journée découverte, un repas de fin d’année. Tant que l’événement n’est pas publié, il reste privé au bureau.

Côté membre, l’inscription se fait depuis le téléphone, dans l’espace membre (voir la page espace membre et parent). Un parent inscrit son enfant depuis son propre compte. Le membre n’a ni formulaire de papier à remplir ni message à écrire : il choisit l’événement et confirme. Vous voyez la liste se remplir en direct.

Le bureau peut à tout moment ouvrir la liste des inscrits, la corriger (ajouter quelqu’un qui a prévenu par téléphone, retirer un désistement) et la partager avec le juge-arbitre ou avec les personnes qui organisent la journée. Les membres concernés peuvent être prévenus par e-mail ou par notification sur le téléphone, comme expliqué sur la page communication.

Pour les compétitions par équipes, les disponibilités et les convocations suivent un autre parcours, décrit sur la page équipes et compétitions. Pour un classement qui dure toute la saison, regardez plutôt le challenge interne.

Le bureau décrit chaque mission : ce qu’il y a à faire, quand, et combien de personnes sont nécessaires. Les membres voient les missions ouvertes et s’y inscrivent eux-mêmes. Une mission complète n’accepte plus d’inscription ; une mission qui manque de monde reste visible, et le bureau sait où relancer.

Chaque bénévole a un compteur d’heures. Une fois l’événement passé, le bureau confirme les heures réellement effectuées, et le total de la personne se met à jour. Ce n’est pas une paie ni une récompense automatique : c’est une trace fiable de l’engagement de chacun, que le bureau peut citer dans un bilan, dans le rapport d’assemblée générale ou dans un dossier de demande d’aide.

Le bénévolat est ainsi un sujet qui se pilote au lieu de se subir. Le bureau voit qui donne régulièrement du temps, qui n’a jamais été sollicité, et peut répartir la charge plus équitablement d’une manifestation à l’autre.

• Des missions décrites une fois, avec un nombre de places.
• Des inscriptions faites par les membres eux-mêmes, depuis leur téléphone.
• Un compteur d’heures par bénévole, validé par le bureau.
• Des totaux consultables par le bureau pour un bilan ou un dossier.

Les tournois internes et événements avec inscriptions, ainsi que le bénévolat (missions, inscriptions, compteur d’heures), font partie du logiciel du club. Ils ne sont pas une option payante : ils sont compris dans l’abonnement logiciel (formule logiciel ou pack site + logiciel). Pour connaître le prix de votre catégorie, ouvrez le simulateur ou la page des tarifs : les montants sont des estimations « à partir de », le devis définitif suit un premier échange.

Ce qui n’est pas inclus : le logiciel ne remplace ni votre juge-arbitre ni l’outil que vous utilisez, le cas échéant, pour tirer au sort et dessiner les tableaux. Les tournois officiels de la fédération continuent de se gérer avec les services de la FFT, que votre club garde. Si vous souhaitez une fonction particulière pour vos tournois, elle se chiffre sur devis. Le règlement d’un droit d’inscription propre à un événement n’est pas décrit ici : demandez-nous ce qui est prévu avant de vous engager, et lisez la page paiement en ligne HelloAsso pour le cas des cotisations.

À la mise en place, nous vous aidons à créer votre premier événement pour que vous gardiez ensuite la main seuls. Le délai est précisé au devis. Pour voir l’écran du bureau tel qu’il se présente, ouvrez la démonstration, ou prenez rendez-vous si vous préférez en parler de vive voix.