Qu'est-ce qu'une facture ?

La facture est le document qui constate une vente ou une prestation et demande le paiement au client. Pour vous, c'est à la fois la pièce qui déclenche l'encaissement et la preuve que vous présenterez à votre comptable ou à l'administration.

À quoi ça sert ?

Une facture remplit trois rôles. Elle indique au client ce qu'il doit et à quelle date. Elle constitue, pour vous, une pièce de comptabilité : chaque recette doit pouvoir être rattachée à un document. Et pour le client professionnel, elle justifie une dépense, et souvent la TVA qu'il récupère.

Elle ne se confond pas avec le devis. Le devis est une proposition, établie avant le travail, que le client accepte ou non. La facture arrive après : elle constate ce qui a réellement été fait. Entre les deux, les montants peuvent différer si le chantier ou la commande a changé en cours de route, mais cela doit rester explicable et, idéalement, accepté par écrit.

Comment ça marche (en pratique)

Une facture se compose toujours des mêmes blocs :

• L'identité des deux parties : vos nom, adresse et numéro d'identification (voir SIRET), ceux du client.
• Un numéro unique, qui suit une suite chronologique sans trou.
• La date d'émission et la date de la vente ou de la prestation.
• Le détail : désignation, quantité, prix unitaire hors taxes.
• La TVA : taux appliqué et montant, ou la mention prévue si vous êtes en franchise en base.
• Les conditions de paiement : échéance, pénalités de retard, mention de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement entre professionnels.

La liste exacte dépend de votre statut et du type de client (particulier ou professionnel). Elle est détaillée sur service-public.fr : vérifiez-la sur le site officiel avant de mettre en place votre modèle. Notre guide sur les mentions obligatoires d'une facture la passe en revue.

Autre point de mémoire : les factures se conservent pendant une durée légale. Elle dépend de la nature du document ; à vérifier sur le site officiel ou auprès de votre comptable.

Exemple concret

Exemple type : un paysagiste termine l'aménagement d'un jardin pour un particulier. Il reprend les lignes de son devis accepté (terrassement, plantations, main-d'œuvre), ajoute la ligne de fournitures supplémentaires validée par message, applique le taux de TVA qui correspond à la nature des travaux, et fait figurer l'échéance de paiement. Il envoie le tout par e-mail et garde une copie classée par numéro.

Les erreurs fréquentes

• Réutiliser un ancien fichier en changeant le nom du client : la numérotation saute ou se répète.
• Oublier une mention (pénalités de retard, mention de TVA) : l'administration peut sanctionner, et le client peut contester.
• Facturer sans devis signé quand le devis était obligatoire pour votre activité.
• Modifier une facture déjà envoyée au lieu d'émettre un avoir.
• Ne pas relancer : une facture sans suivi d'échéance se transforme vite en impayé. Des modèles de relance existent pour cela.

Pour aller plus loin

• Les factures entre entreprises sont appelées à passer progressivement au format électronique : voir facture électronique.
• Pour automatiser devis, factures et relances sans retaper les mêmes lignes, découvrez nos logiciels de gestion sur mesure.
• Notre modèle de devis vous aide à partir d'une base propre.
• Comparer les options : logiciel de devis et facturation pour artisan.

Questions fréquentes

Faut-il toujours émettre une facture ? Pour une vente ou une prestation à un professionnel, oui. Pour un particulier, elle est exigée au-delà d'un seuil ou sur demande ; vérifiez la règle actuelle sur service-public.fr.

Peut-on faire une facture avec un simple tableur ? Oui, tant que toutes les mentions y figurent et que la numérotation reste continue. Avec la réforme de la facture électronique, vous devrez ensuite passer par un outil capable d'émettre ou de recevoir dans les formats prévus.

Que faire si je me suis trompé sur une facture envoyée ? Ne la modifiez pas : émettez un avoir qui l'annule, puis une nouvelle facture correcte. Votre comptable vous indiquera la marche à suivre selon votre cas.

Un devis suffit-il comme facture ? Non. Le devis est une offre, la facture constate l'opération réalisée. Ce sont deux documents distincts, avec des mentions différentes.