Mentions obligatoires sur une facture : la liste complète

Une facture doit identifier le vendeur et le client, dater et numéroter l'opération, détailler les prestations ou produits avec leur prix, indiquer la TVA (ou la raison de son absence) et fixer les conditions de paiement, dont les pénalités de retard. Le devis reprend la même logique, avec en plus sa durée de validité et la mention « bon pour accord » : mieux vaut un devis complet, qui devient ensuite une facture sans surprise.

Ce que vous lirez ici est une synthèse de pratique, pas un avis juridique. Les règles évoluent (la facturation électronique en est l'exemple) : avant de figer un modèle, vérifiez sur les sites officiels listés en fin d'article ou demandez à votre comptable.

Quelles sont les mentions obligatoires d'une facture ?

Entre deux professionnels, la facture est obligatoire. Pour un particulier, elle est remise sur demande, et certaines prestations de service au-delà d'un montant fixé par arrêté exigent une note écrite : le seuil exact est à vérifier sur service-public.fr. Dans tous les cas, prenez l'habitude de tout facturer de la même façon, vous gagnerez en rigueur.

Voici la liste de base, à retrouver sur chaque facture.

Sur vous (le vendeur)

• Votre nom ou raison sociale, votre adresse, vos coordonnées.
• Votre forme juridique : pour une entreprise individuelle, la mention « EI » ou « entrepreneur individuel » doit précéder votre nom ; pour une société, la forme (SARL, SAS, EURL…) et le capital social.
• Votre numéro SIREN ou SIRET.
• Votre immatriculation : RCS pour un commerçant, répertoire des métiers pour un artisan, avec le département.
• Votre numéro de TVA intracommunautaire si vous êtes assujetti à la TVA.

Sur le client

• Son nom ou sa raison sociale et son adresse de facturation.
• L'adresse de livraison quand elle diffère de l'adresse de facturation.
• Pour un client professionnel, la réforme de la facturation électronique ajoute le numéro SIREN : à vérifier sur les sites officiels pour le calendrier exact.

Sur la facture elle-même

• La date d'émission.
• Un numéro unique, dans une séquence chronologique continue, sans trou ni doublon. Si vous changez de série (une par année, une par activité), elle doit rester continue dans chaque série.
• La date de la vente ou de la prestation, si elle diffère de la date d'émission.

Sur ce que vous facturez

• La désignation précise de chaque produit ou prestation.
• La quantité, le prix unitaire hors taxes, les remises éventuelles.
• Le taux de TVA applicable, le montant de TVA, le total hors taxes et le total toutes taxes comprises. Si vous n'êtes pas assujetti, la mention qui l'explique (voir plus bas).

Sur le paiement

• La date d'échéance ou le délai de paiement.
• Les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé, ou la mention qu'il n'y en a pas.
• Le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Conservez vos factures émises et reçues comme toute pièce comptable : le Code de commerce prévoit dix ans pour les documents comptables, et l'administration fiscale a ses propres délais de contrôle.

Mention « TVA non applicable » : quand et comment l'écrire

Si vous êtes micro-entrepreneur et que vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, vous ne facturez pas de TVA. La facture doit alors porter la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Le total hors taxes est donc égal au total à payer, et vous n'affichez ni taux ni montant de TVA.

Trois précisions utiles :

• La mention concerne aussi vos devis. Le client doit savoir dès le départ que le prix annoncé est le prix final.
• Elle disparaît le jour où vous devenez redevable de la TVA (dépassement des seuils de la franchise). Vous devez alors appliquer la TVA à partir de la date prévue par les règles, d'où l'intérêt de suivre votre chiffre d'affaires régulièrement. Les seuils changent : consultez impots.gouv.fr plutôt qu'un chiffre trouvé au hasard.
• Dans un logiciel de facturation, la mention se règle une fois dans les paramètres de l'entreprise. Vérifiez qu'elle sort bien sur le PDF final, pas seulement à l'écran.

Si votre activité relève d'un autre régime d'exonération (certaines professions de santé, par exemple), la mention est différente. Votre comptable ou le service des impôts des entreprises vous donne la formule exacte.

Pénalités de retard et indemnité de recouvrement

Entre professionnels, la facture doit indiquer le taux des pénalités applicables en cas de retard de paiement, ainsi que l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, fixée à quarante euros par un décret. Ces deux mentions s'écrivent sur toutes vos factures professionnelles, même si vous ne comptez jamais les réclamer.

Quelques repères :

• Le taux des pénalités est fixé par vous, mais la loi prévoit un plancher : il ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal. À défaut de mention, c'est un taux par défaut prévu par la loi qui s'applique.
• Les pénalités courent dès le lendemain de la date d'échéance, sans qu'il soit nécessaire de relancer.
• Le délai de paiement lui-même est encadré entre professionnels. Si rien n'est précisé, le délai légal par défaut s'applique ; ce que vous pouvez convenir comme maximum est plafonné. Voir economie.gouv.fr pour les règles en vigueur.
• Face à un consommateur, ces mentions ne sont pas exigées de la même manière : les règles du Code de la consommation s'appliquent. Beaucoup d'indépendants gardent tout de même une phrase unique pour tout le monde.

Exemple de formulation, à adapter avec votre comptable : « En cas de retard de paiement, des pénalités seront exigibles au taux de X %, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de quarante euros pour frais de recouvrement. »

Quelles mentions obligatoires sur un devis ?

Le devis n'est pas obligatoire dans tous les cas : il est gratuit sauf mention contraire, et il devient indispensable dans certains métiers ou au-delà de certains montants (dépannage à domicile, travaux, déménagement). Même quand la loi ne l'impose pas, c'est votre meilleure protection : il fixe ce qui a été promis.

Un devis solide contient :

• la date, le numéro, vos coordonnées complètes et vos immatriculations, comme sur une facture ;
• le nom et l'adresse du client, et l'adresse du chantier ou de la prestation si elle est différente ;
• la description détaillée de chaque poste, avec quantité, unité et prix unitaire ;
• le taux horaire de main-d'œuvre si la prestation est facturée au temps, et les frais de déplacement ;
• le total hors taxes, la TVA par taux, le total toutes taxes comprises (ou « TVA non applicable » avec l'article cité ci-dessus) ;
• la durée de validité de l'offre ;
• les conditions de paiement, l'acompte éventuel et les modalités de règlement ;
• les dates de début et de fin prévues quand elles comptent pour le client, et le principe selon lequel elles dépendent de ce qui est convenu ;
• la mention « devis reçu avant l'exécution des travaux » ou « bon pour accord », suivie de la date et de la signature du client.

Pour un client particulier, le prix doit être affiché toutes taxes comprises. Dans le bâtiment, le client voit souvent des devis qui distinguent fournitures et main-d'œuvre : c'est une bonne pratique, qui évite les contestations.

Besoin d'une trame à remplir ? Le modèle de devis du site vous donne une base à adapter, et l'article Devis en ligne pour artisans montre comment l'automatiser.

Modèle de devis bâtiment : mentions obligatoires en plus

Les métiers du bâtiment cumulent quelques exigences supplémentaires. Pour un électricien, un plombier, un maçon ou un peintre, ajoutez :

• L'assurance professionnelle. Pour les métiers soumis à la garantie décennale, le nom et les coordonnées de l'assureur ainsi que la couverture géographique du contrat doivent figurer sur les devis et les factures. Vérifiez la formulation exacte auprès de votre assureur.
• Le détail des travaux. Un devis qui dit « rénovation salle de bain » sans le détail ne vous protège pas. Décrivez : dépose, fournitures, pose, évacuation des gravats, remise en état.
• Les conditions de rétractation quand le devis est signé hors établissement (au domicile du client, par exemple) : le consommateur dispose alors d'un droit de rétractation, et un formulaire doit lui être remis. Reportez-vous à service-public.fr.
• Les éventuels frais de devis : un devis est gratuit par défaut. Si vous comptez le facturer, il faut l'annoncer avant.

Un électricien qui travaille seul (cas type) gagne beaucoup à garder un seul modèle de devis, où seuls les postes changent. Le jour où un contrôle ou un litige arrive, le dossier est complet.

Quelles mentions sur une facture de vente en ligne ?

Une boutique en ligne n'échappe pas aux règles de la facture, et elle ajoute des éléments propres à la vente à distance.

• Les mentions habituelles de la facture, identiques à celles d'une vente en magasin.
• Le numéro de commande, qui relie la facture à la confirmation envoyée au client.
• Les frais de port et de livraison, en ligne séparée, avec leur TVA.
• L'adresse de livraison, si elle diffère de celle de facturation.
• Les détails du mode de paiement, utiles en cas de contestation.

Ce qui n'a pas sa place sur la facture mais doit exister sur le site : les conditions générales de vente, l'information sur le droit de rétractation et les mentions légales. Consultez notre article sur les obligations légales de la boutique en ligne pour ce volet.

Dans la plupart des boutiques bien faites, la facture est générée automatiquement à la validation de la commande et envoyée en PDF. Si c'est ce que vous voulez, une boutique en ligne peut l'intégrer dès le départ.

Que faire si j'ai oublié la mention « TVA non applicable » sur une facture ?

Une facture émise ne se modifie pas : elle est un document comptable. La démarche courante en cas d'erreur consiste à émettre un avoir qui annule la facture fautive, puis une nouvelle facture correcte, avec un nouveau numéro, en renvoyant clairement à l'ancienne. Certains comptables préfèrent une facture rectificative qui cite la facture d'origine. Les deux méthodes existent, la bonne dépend de votre logiciel et de votre comptable.

Dans l'ordre :

1. Notez ce qui manque : TVA non applicable, numéro SIREN, taux de pénalités, assurance professionnelle…
2. Prévenez votre client avant de lui envoyer le document corrigé, pour qu'il ne le compte pas deux fois.
3. Émettez l'avoir et la nouvelle facture, et conservez les deux.
4. Corrigez votre modèle pour que l'oubli ne se reproduise pas.

Un oubli ponctuel, corrigé de bonne foi, se règle simplement. Mais les amendes prévues pour les manquements répétés ne sont pas anodines : les plafonds figurent sur economie.gouv.fr et service-public.fr.

Que faire si mon logiciel de devis n'ajoute pas les mentions légales ?

La responsabilité des mentions reste la vôtre, pas celle du logiciel. Un outil peut oublier un champ, ne pas gérer la mention d'assurance ou ne pas laisser de place aux pénalités de retard.

Voici l'ordre des vérifications :

1. Imprimez un document d'essai et cochez, ligne à ligne, la liste de cet article.
2. Cherchez les champs libres. La plupart des logiciels permettent un pied de page ou des « conditions de paiement » personnalisables : c'est là que vont les pénalités et l'indemnité de recouvrement.
3. Complétez les paramètres de l'entreprise : SIRET, immatriculation, assurance, mention de TVA.
4. Si le logiciel ne permet pas de compléter, c'est un motif de changer. Les obligations de la facturation électronique rendront le sujet plus pressant : un outil qui ne suit pas la réforme deviendra un risque.
5. Si aucun outil du marché ne correspond à votre métier, un petit outil sur mesure peut reprendre vos devis, vos modèles et vos mentions tels qu'ils sont. C'est ce que propose un logiciel de gestion sur mesure, et le comparatif logiciel sur mesure ou logiciel du marché aide à décider.

Facturation électronique : ce qui change pour vos mentions

La réforme de la facturation électronique, fixée par la loi de finances pour 2024 puis reportée à 2026-2027, doit généraliser l'émission de factures sous forme électronique entre assujettis. Réception pour toutes les entreprises, émission progressive selon la taille : le calendrier précis est à vérifier sur les sites officiels.

Elle ajoute des mentions : le numéro SIREN du client, l'adresse de livraison des biens, la catégorie de l'opération (livraison de biens, prestation de services ou opération mixte) et, le cas échéant, l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits. Elle impose aussi de passer par un format et un canal définis.

Pour préparer votre activité, vous pouvez parcourir la checklist facture électronique et la page facture électronique.

Questions fréquentes

Une facture sans numéro SIRET est-elle valable ? Elle est irrégulière : le SIREN ou le SIRET fait partie des mentions d'identification du vendeur. Corrigez par un avoir puis une facture complète.

Faut-il mentionner la TVA sur un devis de micro-entrepreneur ? Non, mais il faut écrire « TVA non applicable, article 293 B du CGI » sur le devis comme sur la facture, pour que le prix soit lisible sans ambiguïté.

Combien de temps conserver mes factures ? Le Code de commerce prévoit dix ans pour les documents comptables. Le fisc dispose de ses propres délais de reprise : demandez à votre comptable ce qui vaut pour votre situation.

Peut-on envoyer une facture par e-mail simple ? Aujourd'hui, un PDF envoyé par e-mail est largement utilisé. La réforme de la facturation électronique modifiera progressivement les formats et les circuits : suivez le calendrier officiel.

Faut-il refaire mes anciens devis si je change de modèle ? Non : les documents déjà signés restent valables. Appliquez le nouveau modèle aux prochains devis.